Como armazenar os arquivos de uma agência de marketing digital no Google Drive

Toda agência que se presa guarda os arquivos dos clientes em um servidor ou no mínimo no Google Drive. Eu, depois de mais de 3 anos de experiência com agência digital criei uma estrutura de pastas para o Google Drive que me ajuda a manter meus arquivos organizados e com fácil acesso.

Estou escrevendo esse artigo ouvindo a música Burn Out do Imagine Dragons, se quiser ter a experiência completa, recomendo! Clica aqui para ouvir.

Por que o Google Drive para minha agência e não outra plataforma?

Eu poderia dizer que é simplesmente porque eu quero, o que de fato é. Mas não vou ser tão raso assim 🤣. O Google Drive é uma excelente ferramenta para armazenamento e também edição de arquivos.

Temos as ferramentas como o Google Docs, Google Sheets, Google Presentation e outros que facilitam a vida do colaborador na hora de trabalhar.

Entretanto, aqui, eu sempre indico para a equipe baixar o programa Google File Stream. É um programa SEN-SA-CIO-NAL da Google que é bem semelhante ao programa padrão do Google Drive, mas com uma melhoria: OS ARQUIVOS NÃO FICAM NO SEU COMPUTADOR!

É possível navegar pelos arquivos e só baixar (temporariamente) aquele que você quer editar no momento.

Então, super recomendo esse kit na sua agência, facilita demais a sua vida e da sua equipe (principalmente designers, já que arquivos PSD’s são grandes pra caramba!).

Eu pago o Google Workspace e recomendo que você faça o mesmo

Tendo o Google Workspace contratado você tem acesso a todo ecossistema do Google, mas em termos de drive, existe uma limitação no Drive “free”/básico, que é a propriedade do arquivo.

Normalmente, é proprietário do arquivo quem o criou. Então isso pode dar uma dor de cabeça pra ti caso um funcionário saia da sua agência.

Não quer pagar uma licença pra cada funcionário? Contrata só uma licença e usa só o Drive mesmo. Atualmente, o preço está de R$ 59/usuário. Vale a pena. O controle de pastas fica mais apurado.

Vamos desvendar a estrutura do Google Drive da minha agência de marketing digital

Sem mais enrolação, vamos à estrutura.

Primeiramente, eu separo a agência por “setores”, que são criadas pastas para cada um deles. São eles: Administrativo, Comercial, Jurídico e Produção.

Aliás, já adianto, tem coisa pra caramba pra baixo. Se quiser, pode baixar um doc com um resumo da estrutura: clique aqui para baixar.

Pasta: Administrativo

A pasta administrativo é bem sugestivo, mas de forma resumida, é aqui que se encontram arquivos da área administrativa.

Vamos detalhar cada pasta (em nível de arquivos):

1. FINANCEIRO: Notas fiscais de entrada e saída; Planilhas de controle de fluxo de caixa; Planilha de Controle de pagamento de terceirizados; Planilha de Precificação de serviços.
2. PROCESSOS: Arquivos de processos gerais da agência, em formato DOCX, explicando o que fazer em cada “tarefa” especifica. É uma descrição de cada processo, como se fosse um guia;
3. DOCUMENTOS: São documentos da empresa, como certificados digitais, documentos de sócios, contrato social, alvará, etc.;
4. ORGANIZACIONAL: Aqui ficam arquivos sobre trilha salarial, organograma e afins relacionados à organização pessoal da empresa.

Pasta: Comercial

Nesta pasta ficam todos os arquivos utilizados pela equipe comercial. Vamos detalhar!

• 0. MODELOS: Nesta pasta ficam arquivos de modelos que podem ser utilizados pelos vendedores, como propostas formais (DOCX), modelo de apresentação comercial, modelo de pré-briefing e afins. Todos prontos para serem copiados e colados em outras pastas;

1. MATERIAIS: Nesta pasta ficam materiais que auxiliam a equipe comercial no seu dia-a-dia, como scripts, guias, tabelas de preço, etc;
2. PROPOSTAS: Nesta pasta, existem subpastas, seguindo o padrão de nome de AAAA.NNNN Nome da empresa. Exemplo: “2023.0001 Agência Hatoria”. Dentro da pasta do prospecto devem ser adicionados os arquivos de apresentação, propostas, gravação da apresentação, etc., tudo relacionado àquela oportunidade;
3. PLANILHAS: De longe a pasta mais óbvia, aqui ficam as planilhas de prospecção e triagem dos vendedores. Hoje em dia não temos utilizado tanto mais, pois migramos para o CRM da RD Station;

Pasta: Jurídico

Esta pasta é fundamental para o bom funcionamento da agência, é nela onde trabalhamos com os arquivos jurídicos do negócio.

Essa pasta é subdivida em:

• 0. MODELOS: Seguindo a mesma lógica da MODELOS da pasta comercial, nessa pasta ficam modelos de contrato, sejam eles de prestação de serviços entre Agência e Cliente, Autônomo x Agência, etc;
• 1. Clientes (Contratos, Docs e Propostas): dentro desta pasta existe uma pasta para cada cliente que chegou na etapa jurídico. O primeiro cliente, teve sua pasta o nome “0001. NOME DO CLIENTE”, os subsequentes foram seguindo essa ordem.
  Dentro dessa pasta, colamos contratos, documentos do cliente (CNH, RG, etc), aditivos, etc;
• 2. Equipe (Contratos e Docs): nesta pasta, seguindo a lógica da pasta anterior, cada pessoa da equipe tem uma pasta própria, começando do 0001. e indo até o “infinito”. É aqui onde armazenamos documentos, contratos, apólices, etc; da equipe;
• 3. Parceiros e Terceiros (Docs, Contratos): Aqui entram documentos e contratos de parceiros (que indicam e pedem comissão, por exemplo) e terceirizados (como designers, redatores e outros). Lembrando que segue a mesma ideia das outras pastas: cada um com sua pasta própria, começando do 0001.

Pasta: Produção

Essa é de longe a pasta mais importante da agência. É onde ficam os clientes. Cada cliente tem sua própria pasta dentro dessa pasta, seguindo o padrão de nomenclatura de “0001. NOME DO CLIENTE”.

Vamos detalhar a estrutura:

0. AUXILIARES

Dentro dessa pasta, temos uma pasta com 0. MATERIAIS úteis para a agência, como modelos de briefings, ferramentas de planejamento, modelos de relatório mensal de desempenho e recursos gráficos auxiliares (sombras para stories em png, por exemplo. Esse tipo de coisa).

Já a pasta X. [TEMPLATE GERAL], vamos analisar AINDA MAIS minuciosamente ela, pois ela é o coração de tudo.

X. [TEMPLATE GERAL]

Toda vez que um novo cliente entra na agência, nós copiamos essa pasta e colamos dentro da pasta Produção, renomeando essa pasta para o nome do cliente (0023. CLIENTE FULANO).

1. GERAL

2. BASES DE LEADS é a pasta onde armazenamos a base de leads que os clientes nos fornece para uso nas campanhas (cuidado com a LGPD hahahaha).

Temos um arquivo chamado Acessos.xlsx que são senhas que os clientes nos passam (hospedagem, instagram, registro.br, etc);

Reunião de Briefing – Onboarding.docx é o arquivo que utilizamos na primeira reunião de imersão com o cliente, para documentar TUDO que ele nos passar nessa primeira reunião.

2. PLANEJAMENTO

1. CAMPANHAS, temos arquivos de cronograma, por exemplo;
2. REDES SOCIAIS, temos arquivo de planejamento de redes sociais (planilha);
3. TRÁFEGO PAGO, temos arquivos de planejamento de campanhas de tráfego pago;
4. ….

3. GRÁFICO

4. SITE

5. CONTEÚDO

Pasta: Produção Antigos

Todo cliente que finaliza contrato, sua pasta que antes estava em Produção é movida para a pasta separada Produção Antigos. Fiz isso para diminuir a poluição visual da pasta principal e também por questão de segurança e vazamento de dados.

Pouquíssimas pessoas tem acesso a essa pasta antiga, assim evitamos dores de cabeça e sobrescrita de dados.

Pasta: Central de Conhecimentos da Agência

Uma boa prática que peguei do grande Fábio Ricotta é a documentação de TUDO que eu fizer. Então comecei a gravar todas as coisas que eu faço e que pode vir a ser uma necessidade de um colaborador no futuro.

Nessa pasta, eu guardo todos os vídeos que já gravei com essas instruções. Também incluo aqui Treinamentos próprios que ministro e entrego para os colaboradores.

Resumo da Estrutura

Finalizando (finalmente)

Passei por umas 15 músicas já até finalizar este artigo 💆‍♂️ mas acredito ter abordado tudo que eu gostaria de abordar.

Espero de coração que essa estrutura possa te ajudar de alguma forma. Caso tenha alguma sugestão, comenta aí, eu adoraria receber sugestões nessa estrutura de pastas.

Finalizo esse artigo ouvindo a música Mirrors, do Justin Timberlake. Essa música é ótima!